Komunikacja w firmie i w zespole ebook

Po się komunikujemy?

Komunikowanie się to proces wzajemnego przekazywania informacji, umiejętności, pojęć, idei i uczuć za pomocą symboli tworzonych poprzez słowa, dźwięki, obrazy i dotyk. W specyficznych sytuacjach znaczenie w komunikacji może mieć również zapach. Zatem w komunikacji używamy właściwie wszystkich zmysłów — nawet jeśli czynimy to nieświadomie.

Składowe komunikacji.

Źródło:

opracowanie

własne

Można zatem powiedzieć, że jeśli słowa są TREŚCIĄ przekazu, to postawa ciała, gesty, ton głosu są KONTEKSTEM, w którym przekaz jest osadzony. Dopiero ich połączenie tworzy ZNACZENIE komunikatu.

Z psychologicznego punktu widzenia istotą procesu komunikacji jest zatem KTO, CO, JAK, W JAKIM KONTEKŚCIE, KOMU i z jakim SKUTKIEM przekazuje informacje.

Do istoty komunikacji można również podchodzić w bardzo pragmatyczny sposób. Jeśli przyjmiemy bowiem, że komunikacja jest jedynie środkiem do osiągania celów, to można powiedzieć, że:

„W komunikacji nie chodzi o to, co chcemy powiedzieć (przekazać), ale o to, co dzięki temu chcemy osiągnąć” (P. Forsyth, 1998).

Dane, informacje, wiedza i ich znaczenie w komunikacji[1]

Dane, informacja i wiedza to terminy, pomiędzy którymi zachodzą pewne relacje, które przedstawia poniższy rysunek.

Relacje

pomiędzy danymi, informacjami, a wiedzą.

Źródło:

opracowanie

własne

Poziom najniższy, to dane przechowywane w różnych systemach informatycznych, zbiorach i archiwach. Z reguły ich jest najwięcej. Nawet starannie wyselekcjonowane i wstępnie przetworzone (np. zagregowane) dane to jeszcze nie jest informacja. Dopiero właściwie przetworzone dane stają się informacją. I z natury rzeczy jest ich mniej niż danych. Warto podkreślić, że z surowych danych możemy uzyskać tylko informacje. Dopiero połączenie informacji, z doświadczeniem i intuicją użytkowników (zarówno nadawcy jak i odbiorcy) może stworzyć wartość dodaną w postaci wiedzy.

Innymi słowy: informacją są dane uporządkowane w celu wykorzystania ich do podejmowania decyzji/ reagowania/działania. To, czy informacja stanie się wiedzą, zależy od umiejętności osoby przedstawiającej informacje, jak i odbiorcy.

W ogólnej klasyfikacji informacji, niezbędnej z punktu widzenia zarządzania firmą i ludźmi w zespołach, można wyróżnić trzy zasadnicze strumienie informacji.

Pierwszy — obejmuje informacje tworzone przez przedsiębiorstwo dla potrzeb własnych/wewnętrznych.

Drugi — informacje tworzone w otoczeniu, a wykorzystywane przez przedsiębiorstwo.

Trzeci strumień — to informacje tworzone w przedsiębiorstwie, a przeznaczone dla otoczenia.

Korzyści, jakie można uzyskać dzięki zastosowaniu świadomego zarządzania informacją, zależą w dużej mierze od strategii wybranej przez przedsiębiorstwo.

Jeżeli jest to na przykład strategia dominacji przez obniżkę kosztów, to zarządzanie informacją ukierunkowane jest na wykrywanie kosztownych prac i działań, które w istocie są zbędnym balastem. Na poziomie firmy kluczowe znaczenie nabiera zatem stosowanie rozwiązania typu controlling lub lean management. Na poziomie komunikacji i informacji w zespołach odgrywają rolę np. informacje zwrotne, dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, oceny okresowe, itp.

Z kolei, gdy firma realizuje strategię dominacji innowacyjnej, wymagane będzie ulepszenia przepływów informacji pomiędzy pracownikami i zespołami uczestniczącymi w procesach innowacyjnych, a także usprawnienia przepływów informacyjnych na linii otoczenie-przedsiębiorstwo. Warto przy tym pamiętać, że może wiązać się to ze wzrostem kosztów funkcjonowania struktury firmy.

Informacja, a komunikacja w organizacji

Pozyskiwanie, przetwarzanie i przesyłanie informacji angażuje dzisiaj coraz większą liczbę stanowisk pracy z różnych obszarów działalności firmy i spoza niej. Rozwój techniki i technologii informatyczno-komunikacyjnej oraz konieczność szybkiego reagowania na zmiany zachodzące w otoczeniu powodują wzrost znaczenia informacji zarówno w zarządzaniu firmą, jak i poszczególnymi działami i zespołami.

Informowanie i komunikowanie stanowią element integrujący nie tylko funkcje kierownicze, ale wszystkie pozostałe przez różnych pracowników, w różnych działach i zespołach. Mimo że pojęcia „informacja” i „informowanie” są określeniami używanymi dość powszechnie, to brak jest zgodności co do ich istoty i treści. Często informowanie utożsamia się lub łączy z komunikowaniem. Wynika to między innymi stąd, że komunikowanie się, jako funkcja zarządcza pojawiło się stosunkowo niedawno, podczas gdy informowanie ma dość odległy rodowód.

Według H. Lesca model zarządzania informacją w przedsiębiorstwie zakłada podział informacji według kryterium celu, a strumieni informacyjnych według źródła pochodzenia i przeznaczenia informacji, ukazując występujące pomiędzy nimi zależności.

Do podstawowych rodzajów informacji zalicza się:

— Informacja w działalności (informowanie) — mająca najczęściej sformalizowany charakter, ma zapewnić sprawne funkcjonowanie i realizację celów przedsiębiorstwa,

— Informacja we współdziałaniu (komunikowanie) — jest sformalizowana lub nieformalna, kształtuje więzi i zachowania organizacyjne w przedsiębiorstwie oraz przedsiębiorstwa z otoczeniem.

Cele

komunikacja, a jej źródła i przeznaczenie.

Źródło:

opracowanie

własne

Proces komunikowania się wewnątrz firmy — najważniejsze założenia

Najbardziej efektywne rozwiązania wspierające komunikowanie się w firmie, to przyjęcie założenia, że odpowiedzialność za komunikację na różnych szczeblach zarządzania ponoszą członkowie kadry kierowniczej średniego szczebla. Wynika to z prostego faktu, że np. szef pionu lub prezes nie są w stanie porozumiewać się efektywnie i stale ze wszystkimi pracownikami firmy. Dlatego menedżerowie średniego szczebla/ kierownicy działów/, powinni komunikować się z podwładnymi i jednocześnie informować swego przełożonego o tym, co się dzieje na niższych szczeblach zarządzania (np. jakie są pomysły, obawy, oczekiwania i potrzeby pracowników).

Należy również świadomie eliminować przejawy działań zmierzających do odcinania naczelnego kierownictwa od reszty personelu. Sprzyja temu manipulowanie i nieprzekazywanie informacji przez odpowiedzialne za to osoby. Ma to szczególne znaczenie w przypadkach informacji negatywnych, kiedy to ich ukrywanie może wpływać w efekcie na działanie całej organizacji.

Struktura

dostępu do wiedzy i informacji zależnie od poziomu hierarchii zarządzania.

Źródło:

opracowanie

własne na podstawie doświadczeń doradczych

Warto również zauważyć zjawisko związane z rozwojem ilości pracowników w firmie. Wielkość struktury organizacji wyrażona ilością osób ma bowiem bezpośredni wpływ na ilość potencjalnych kontaktów (kombinacji) w przepływie informacji i komunikowaniu się. Przyrost wspomnianych kombinacji ma charakter geometryczny, a nie liniowy. Im dłużej brakować będzie w organizacji próby ustrukturyzowania procesów komunikacyjnych, tym większe będzie ryzyko drastycznego obniżenia efektywności poszczególnych pracowników i całych zespołów. Kluczowe wydaje się zatem określenie jakiego typu informacje mają być wymieniane, przez kogo i w jakich okolicznościach. W drugiej kolejności warto również określić sytuacje związane z komunikowaniem się. Chodzi o aspekty pracy codziennej (np. zebrania produkcyjne), jak i zarządczej (np. oceny okresowe). Zjawisko to ilustruje poniższy wykres.