Excel tylko dla księgowych Zeszyt 2 - ebook

O metodyce STRE

Metodyka STRE (Swobodne Tworzenie Raportów w Excelu), powstała z myślą o księgowych. W dobie coraz pełniejszej informatyzacji pracy księgowego, zapotrzebowanie na umiejętność swobodnego korzystania z arkusza Excel wzrasta z dnia na dzień.

Jest to o tyle istotne, ponieważ Excel dzisiaj staje się bardzo przydatnym narzędziem dla księgowych. Dzięki niemu, można wykonać wiele prac szybciej, porządniej i poprawniej, a to jest to, na czym księgowym powinno teraz zależeć najbardziej.

Pracując na co dzień z księgowymi, często wskazywałam im na wiele możliwości Excela, które wydajnie wsparłyby nie tylko ich pracę, ale sprawiłyby, że dużo spokojniej, bez nerwów przekazywaliby swoje dane do kontroli organom skarbowym. I tutaj zaczynały się prawdziwe schody. Tylko nieliczni księgowi byli otwarci na pracę z Excelem, z możliwością włączenia go do bieżącej pracy, niemalże jako narzędzia podstawowego. Inni, niestety od razu komunikowali, że nie znają obsługi Excela w stopniu umożliwiającym im na analizę danych, czy tworzenia jakichś raportów, zestawień i co najgorsze, nie mają czasu, aby tego się teraz uczyć.

Trudno było nie przyznać im racji. Księgowy obecnie wykonuje chyba jedną z najbardziej absorbujących prac, więc zaczęłam zastanawiać się na d tym, jak sprawić, aby ułatwić księgowym szybkie nauczenie się przydatnych funkcjonalności Excela.

I tak właśnie zaczęłam pracować nad metodyką, którą nazwałam Swobodne Tworzenie Raportów w Excelu, bo taka właśnie jest misja tej metodyki. A jej główne cele są dwa:

— opracowanie metodą krok po kroku, prostych procedur, po wykonaniu których można uzyskać bardzo dobre efekty (raporty),

— opracowanie procedur prostych i uniwersalnych, czyli możliwych do wykorzystania przez każdego przy tworzeniu dowolnych raportów.

Od pewnego czasu wdrażam tę metodykę w różnych firmach, z różnymi ludźmi i najbardziej cieszy mnie to, że każdy chwyta w lot o co chodzi z tym Excelem. Zachęcam, nie tylko do zapoznawania się z metodyką STRE, stosowania jej w swojej pracy, ale też zachęcania innych, by włączali w swojej pracy księgowego, pracę z arkuszem Excel poprzez zastosowanie metodyki STRE i projektowanie własnych raportów.

Na arkuszu raport umieszczony jest Rachunek Zysków i Strat, ponieważ został on wybrany jako przykładowy raport. Jednak na tym arkuszu umieszczamy dowolny raport, jaki ma być utworzony. Ważne jest, aby w uporządkowany i logiczny sposób zaprojektować listę pozycji raportu, co zostało opisane1. Wstęp

Niniejsze opracowanie, to materiały do szkolenia, które jest dostępne na stronie http://www.wirtuozksiegowosci.pl/raport-oparty-o-dane-z-jpk_kr/

Materiał ten, można przerobić bez filmów instruktażowych w oparciu o opisy zawarte w niniejszym zeszycie, a można skorzystać z pełnego szkolenia. Polecane jest, aby materiał ten traktować jako całość wraz ze szkoleniem.

Proponowane szkolenia to cykl prezentacji przeznaczonych głównie dla księgowych. Mają one na celu zachęcenie do poznawania Excela, a także odkrywania wielkich możliwości, jakie kryją się z połączenia danych z pliku JPK z Excelem.

Raporty, jakie można najczęściej spotkać w księgowości mogą być dwojakie:

— zestawienia, pobierające i „obrabiające” dane ze źródeł, w formie np. tabel przestawnych,

— raporty, które mają odgórnie zdefiniowany wzory i trzeba je zasilić danymi z odpowiednich źródeł.

Mowa tutaj o raportach dla rachunkowości finansowej ponieważ, gdybyśmy weszli w obszar rachunkowości zarządczej, wówczas różnorodność formy i treści raportów od razu się zwiększa i można spotkać wiele ich postaci, włącznie z zaawansowanymi dashboard’ami. Jednak na poziomie średnio zaawansowanym zagadnienia analityczne jeszcze nie są poruszane.

O raportach, które są zbudowane o funkcjonalność tabel przestawnych, opowiadam w bezpłatnym szkoleniu (zeszyt 1), natomiast w niniejszym szkoleniu zajmujemy się raportami księgowymi (rachunkowość finansowa), drugiego rodzaju, czyli tymi, które posiadają odgórnie zdefiniowany wzór. Do wzoru tego należy dołączyć dane z określonego źródła. Oczywiście tym źródłem są dane w pliku JPK, a konkretnie JPK_KR.

Jako przykład wzoru raportu w niniejszym szkoleniu, będzie wykorzystany Rachunek Zysków i Strat w wersji porównawczej, do którego będą pobierane dane ze źródła, jakim jest Zestawienie Obrotów i Sald w pliku JPK_KR. Nie ma to zupełnie znaczenia, jaki wzór raportu zostanie wykorzystany do prezentacji uniwersalnego tworzenia raportów za pomocą prezentowanego sposobu (STRE), ponieważ bez względu na wzór raportu, jaki ma być zasilony danymi z JPK_KR, kroki do wykonania zawsze są takie same:

— zdefiniowanie zakresu danych potrzebnych do raportu,

— zaprojektowanie fundamentu raportu

— utworzenie list wyboru — stałych elementów dla formuł Excela,

— opracowanie listy pozycji raportu,

— zbudowanie kokpitu — miejsca zarządzania raportem,

— wstawienie formuł łączących dane: źródło > kokpit > raport.

Tworzenie raportu — 6 kroków:

— Zdefiniowanie zakresu danych,

— Zaprojektowanie fundamentu raportu,

— Utworzenie list wyboru,

— Opracowanie list pozycji raportu,

— Zbudowanie kokpitu,

— Wstawienie formuł łączących.

Od pewnego czasu wdrażam tę metodykę w różnych firmach, z różnymi ludźmi i najbardziej cieszy mnie to, że każdy chwyta w lot o co chodzi z tym Excelem. Zachęcam, nie tylko do zapoznawania się z metodyką STRE, stosowania jej w swojej pracy, ale też zachęcania innych, by włączali w swojej pracy księgowego, pracę z arkuszem Excel poprzez zastosowanie metodyki STRE i projektowanie własnych raportów.

Na arkuszu raport umieszczony jest Rachunek Zysków i Strat, ponieważ został on wybrany jako przykładowy raport. Jednak na tym arkuszu umieszczamy dowolny raport, jaki ma być utworzony. Ważne jest, aby w uporządkowany i logiczny sposób zaprojektować listę pozycji raportu, co zostało opisane2. Zdefiniowanie zakresu danych

Jedną z podstawowych kwestii dobrego raportu jest określenie tego, z jakich źródeł danych ma on korzystać. Prezentowane przeze mnie raporty dla księgowych są zasilane danymi z plików JPK, a przede wszystkim danymi z pliku JPK_KR, więc pewien zakres danych można przyjąć już niejako z samej istoty tych raportów. Jednak w pliku JPK_KR dane nie są poukładane w prosty sposób i ustalenie tego, jak będą one pobierane do raportu ma bardzo duże znaczenie. Dane w pliku JPK_KR składają się z siedmiu bloków:

— Nagłówek,

— Podmiot1,

— Zestawienie Obrotów i Sald (ZOiS),

— Dziennik,

— Kontrola dla Dziennika,

— Zapisy,

— Kontrola dla Zapisów.

Ważne jest to, aby dobrze znać budowę tego pliku i to nie tylko po kątem pól, jakie tam się znajdują, ale też po kątem tego, czy dane pole jest obowiązkowe czy nie. Co do zawartości, to sprawa jest oczywista: jeśli wiem, że w pliku jest m.in. zawarta informacja o tym jakiego okresu dotyczą dane (Nagłówek), to mogę je wykorzystać w raporcie. Z punktu widzenia raportów księgowych jest to dość istotne.

Co do obowiązkowości pól w pliku JPK_KR, to wiedza o tym, które pola są obowiązkowe, a które nie, jest również bardzo ważna, w odniesieniu do sposobu pobierania danych dla tych raportów. Trzeba wiedzieć o tym, że podczas otwierania pliku JPK w Excelu, tworzona jest tzw. mapa XML. Nie jest to mapa źródłowa, ale mapa, którą Excel utworzy sobie w oparciu o dane, jakie są wczytywane do arkusza. Innymi słowy, Excel nie tylko wczyta dane z pliku XML, a także na ich podstawie zbuduje mapę dla tych danych. Podczas odświeżania danych do raportu na arkuszu, w którym jest mapa XML, nowe dane zostaną wczytane tylko w takim zakresie, w jakim została utworzona mapa danych podczas pierwszego wczytania zawartości pliku JPK_KR.

Innymi słowy, jeśli pierwsze wczytanie danych do Excela nie będzie miało danych dotyczących księgowań w walutach obcych (a są to pola opcjonalne), to utworzona wówczas mapa pominie te pola. Mapa utworzy tylko te pola opcjonalne, które będą wypełnione, lub będą obowiązkowe. Jeśli w międzyczasie, w pliku JPK_KR pojawią się już dane z księgowań w walutach obcych, to i tak nie zostaną one wczytane do wcześniej utworzonego arkusza z danymi, ponieważ w mapie te dane zostały pierwotnie pominięte, ponieważ pola te nie były wypełnione.

Dobrą praktyką jest przygotowanie sobie kompletnie wypełnionego pliku JPK_KR, jako pierwszego do wczytania, jako źródło dla późnijeszych raportów. W takiej sytuacji, podczas pierwszego wczytania danych, zostanie utworzona całościowa mapa z danymi z pliku XML odpowiadająca źródłowej dokumentacji. Późniejsze wczytywanie danych, będzie wypełniało pola, zgodnie z odświeżanymi danymi, w odpowiednich miejscach. Dlaczego to jest takie ważne? ponieważ będziemy mieli w ten sposób stabilne źródło dla raportów i będzie można odwoływać się zawsze do tych samych zakresów (kolumn), a każdy kto zna choć trochę formuły Excela, wie jakie to ważne.

Zachęcam, do zaznajomienia się z broszurą Ministerstwa Finansów, w której w przystępny sposób jest przedstawiona dokumentacja pliku JPK_KR: link. Broszurę tę można pobrać ze strony: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk

Jak to już zostało wcześniej napisane, w tym szkoleniu, do prezentacji sposobu projektowania raportu w oparciu o dane z pliku JPK_KR jest wykorzystany Rachunek Zysków i Strat w wersji porównawczej (RZiS). Oczywiście w miejsce RZiS można wstawić każdy dowolny inny raport, który zaprojektowany według podanych tutaj wskazówek będzie na pewno prawidłowo wyświetlał zawsze prawidłowe wyniki. Raport czerpie dane z „surowego” JPK_KR. Określenie „surowy”, wynika z tego, że poza stworzeniem kompletnej mapy XML, nic więcej nie robimy z danymi w pliku JPK_KR.

— Wstawienie formuł łączących.

Od pewnego czasu wdrażam tę metodykę w różnych firmach, z różnymi ludźmi i najbardziej cieszy mnie to, że każdy chwyta w lot o co chodzi z tym Excelem. Zachęcam, nie tylko do zapoznawania się z metodyką STRE, stosowania jej w swojej pracy, ale też zachęcania innych, by włączali w swojej pracy księgowego, pracę z arkuszem Excel poprzez zastosowanie metodyki STRE i projektowanie własnych raportów.